c-entron

Was es tut: Tenvima übernimmt Bereich für Bereich alles aus c-entron und hält es aktuell. Ist ein Bereich übernommen, stellen Sie ihn auf Tenvima führt: Dann arbeiten Sie in Tenvima, und c-entron erhält eine Kopie.

Sie brauchen: das c-entron-Gateway Ihres Systemhauses mit Adresse und API-Schlüssel.

Aufbau der Seite: Oben stehen das Gateway, sein Zustand und drei Kennzahlen: zugeordnete Mitarbeiter, übernommene Bereiche und Steuersätze mit Artikel. Links führt ein Verzeichnis zu Übersicht, Mitarbeiter, Kunden, Leistungsartikel (sobald Tickets & Zeiten gebucht ist), jedem Bereich, Abrechnung und Tempo; ein Punkt zeigt, wie es dort steht. Auf dem Handy liegt das Verzeichnis als Leiste über dem Inhalt.

1. Verbinden: Gateway-Adresse und API-Schlüssel eintragen.
2. Mitarbeiter zuordnen: Tenvima ordnet über E-Mail und Namen zu; den Rest wählen Sie von Hand. Steht ein c-entron-Benutzer für ein Team, etwa „Support Support“, ordnen Sie ihn darunter unter Teams dem Team zu.
3. Testimport (empfohlen): In der Übersicht holt Testimport zehn zufällige Datensätze eines Bereichs: Kunden, Artikel, Angebote und Aufträge, Verträge oder Tickets. So prüfen Sie Zuordnungen wie Status, Typen und Mitarbeiter an echten Daten. Testdaten löschen entfernt sie danach wieder, nur in Tenvima; in c-entron bleibt alles. Solange Testdaten da sind, startet keine Übernahme.
4. Übernehmen: Bereiche einzeln oder mit Alles übernehmen starten. Sie laufen nacheinander im Hintergrund: Kunden, Artikel, Lager, Angebote und Aufträge, Verträge, Tickets und Zeiten.
5. Tenvima führt: Ist ein Bereich fertig, stellen Sie ihn in seiner Zeile der Übersicht um.

Schonend für c-entron: Tenvima liest seitenweise, höchstens 100 Datensätze auf einmal, und schickt immer nur eine Anfrage. Unter Tempo legen Sie ein Zeitfenster fest, etwa nur nachts, und die Pause zwischen zwei Seiten. Eine Übernahme lässt sich jederzeit pausieren und setzt dort fort, wo sie stand. Ein Ticket, auf das c-entron nicht geantwortet hat, liest Tenvima danach stündlich erneut, bis es übernommen ist.

Nachziehen: Fehlt nach einer Übernahme etwas, etwa weil ein Mitarbeiter noch keinem Mitglied oder Team zugeordnet war oder Dokumente erst danach eingeschaltet wurden, passen Sie die Zuordnung an und wählen beim Bereich Nachziehen. Tenvima liest dann jeden Datensatz erneut, auch unveränderte, und ergänzt, was fehlt. Dokumente kommen nur zu Tickets, die noch keine haben. Nachziehen dauert so lange wie die Übernahme und hält sich an das Zeitfenster unter Tempo.

Richtung: Oben in einem Bereich wählen Sie auch Aus, Nur von c-entron, Nur nach c-entron oder Beide Richtungen. Bei beiden Richtungen entscheidet das führende System, wenn beide Seiten dasselbe Feld ändern.

Gut zu wissen:

• Ein Bereich fragt c-entron erst, wenn Sie ihn im Verzeichnis öffnen.
• Unter Mitarbeiter legen Sie mit Eigene c-entron-Benutzer fest, ob Mitglieder Tickets unter ihrem eigenen c-entron-Benutzer schreiben, und mit Anmeldung der eigenen Benutzer, ob sie dafür einen c-entron-Benutzer, die Windows-Anmeldung (AD) oder beides hinterlegen dürfen. Ein schon hinterlegter Benutzer einer nicht mehr erlaubten Art bleibt in Gebrauch, bis das Mitglied ihn neu speichert.
• Unter Tickets & Zeiten → Zuordnungen ordnen Sie Status, Typen, Prioritäten, Kategorien, Tags, Tätigkeiten und Verträge zu, eine Art nach der anderen. Jede Art zeigt, wie viele Werte noch offen sind; offene Tickets markiert Werte, auf die offene Tickets warten. Filtern Sie nach Offen, suchen Sie, und übernehmen Sie mit Gleichnamige zuordnen alle Werte, die in c-entron genauso heißen. Gespeichert wird erst mit Zuordnungen speichern; wer ungespeichert wegwechselt, wird gefragt. Unter Kundenportal wählen Sie den einen c-entron-Benutzer, der in c-entron Verantwortlicher jeder Portal-Anfrage ist, solange in Tenvima der anfragende Kunde sie hat; zur Wahl stehen nur Benutzer, die kein Mitglied und kein Team vertreten. Vertreten alle schon jemanden, legen Sie in c-entron einen eigenen Benutzer an, etwa „Kundenportal“.
• Unter Tickets & Zeiten → Fehler stehen Fehler nach Ursache gruppiert, mit Anzahl und Suche nach Nummer oder Betreff.
• Ein Testimport geht nur, solange ein Bereich aus ist und nicht übernommen wurde. Er holt nur Datensätze, die Tenvima noch nicht hat: bei Kunden keinen, dessen Kundennummer schon vergeben ist, bei Tickets die neuesten, mit Dokumenten, wenn die Übernahme sie mitnimmt. Bei Angeboten, Aufträgen und Verträgen holt er laufende und, bei Angeboten und Aufträgen, auch abgeschlossene; ein Beleg, dessen Kunde oder Artikel noch nicht zugeordnet ist, steht danach unter den Fehlern des Bereichs. Ordnen Sie deshalb vorher unter Angebote & Aufträge die Artikel zu. Testverträge und Testaufträge werden nie abgerechnet. Importieren Sie Kunden vor allem anderen, damit die Testdaten ihren Kunden finden. Testdaten löschen entfernt auch alles, was Sie in Tenvima an den Testdaten ergänzt haben.
• Tickets und Zeiten tragen den Vertrag, auf den sie in c-entron gebucht sind, sobald Tenvima diesen Vertrag kennt. Übernehmen Sie deshalb Verträge vor Tickets & Zeiten. Wurden Tickets schon vorher übernommen, wählen Sie nach der Vertragsübernahme bei Tickets & Zeiten Nachziehen; Tenvima ergänzt dann die Verträge, ohne etwas nach c-entron zu schreiben.
• Tickets behalten ihre c-entron-Nummer. Ist eine Nummer in Tenvima schon vergeben, steht das Ticket unter Tickets & Zeiten → Fehler und lässt sich mit neuer Nummer übernehmen.
• Übertickets gleicht Tenvima in beide Richtungen ab. Kommt ein Unterticket vor seinem Überticket an, hängt es darunter, sobald das Überticket da ist. Entfernt c-entron das Überticket, verschwindet es auch in Tenvima. Was c-entron an einem Ticket ändert, steht in dessen Verlauf, mit „Tenvima“ als Urheber.
• Unter Tickets & Zeiten → Übernahme wählen Sie Status, deren Tickets nicht übernommen werden. Mit Dokumente aus c-entron übernehmen kommen die Dateien aus dem Ticket-Ordner als interne Notiz mit. Dabei legen Sie fest, in welchen Status keine Dokumente kommen, etwa „Abgeschlossen“ und „Abgerechnet“, und welche Dateitypen übernommen werden. Voreingestellt sind PDFs, Archive und Office-Dateien, keine Bilder. Diese Notiz geht nie zurück nach c-entron.
• Erfasste Zeiten aus c-entron kommen als abgeschlossene Buchung. Eine in Tenvima gebuchte Zeit bleibt offen, auch nachdem sie in c-entron steht, bis sie in Tenvima abgeschlossen oder in c-entron abgerechnet wird. Geplante Zeiten werden nie eine Buchung: Ab dem Tag unter Tickets & Zeiten → Übernahme → Termine übernehmen ab kommen sie als Termin, davor und ohne diesen Tag bleiben sie nur in c-entron und im Outlook-Kalender. Tenvima löscht sie dort nicht. Ein solcher Termin steht im Kalender nur einmal: als der Eintrag, den die Disposition in Outlook geschrieben hat. Tenvima schreibt keine Kopie dazu. Vor Ort oder Remote liest Tenvima aus dessen Titel (VO: oder FW:). Termine ab diesem Tag schreibt Tenvima als geplante Zeit nach c-entron, einmal je Termin: Verschieben zieht sie mit, Absagen entfernt sie, und bucht der Techniker den Einsatz, wird aus der geplanten die erledigte Zeit.
• Ab dem Tag unter Termine übernehmen ab stehen alle Zeiten, internen Zeiten und Termine auch im Outlook-Kalender des Mitglieds. Was davor liegt, zeigt nur der Tenvima-Kalender.
• Abgeschlossene Angebote und Aufträge kommen abgeschlossen an, offene als Entwurf.
• Unter Kunden & Ansprechpartner → Felder und Arten mit c-entron zuordnen ordnen Sie Anrede, Geburtstag, Bemerkung und weitere Felder eines c-entron-Ansprechpartners Ihren Ansprechpartner-Feldern zu und die c-entron-Abteilungen Ihren Ansprechpartner-Arten. Ein c-entron-Ansprechpartner hat eine Abteilung; hat jemand in Tenvima mehrere Arten, steht die zuerst abgeglichene dafür. Der Standard-Ansprechpartner eines c-entron-Kunden steht in derselben Liste und lässt sich ebenfalls einer Art zuordnen. Ihn hat genau ein Ansprechpartner je Kunde, zusätzlich zu seiner Abteilung. Geben Sie die Art in Tenvima einer anderen Person, wird sie in c-entron Standard-Ansprechpartner und die bisherige verliert die Art. Nehmen Sie die Art nur weg, bekommt die Person sie zurück, denn c-entron hat immer einen Standard-Ansprechpartner. Auch die Tätigkeiten eines c-entron-Ansprechpartners, etwa „Kundenzufriedenheitsanruf Anspr.“, stehen in der Liste und lassen sich Arten zuordnen. Ein Ansprechpartner hat sie zusätzlich zu seiner Abteilung, beliebig viele. Tenvima liest sie nur: Vergeben oder entfernen Sie eine Tätigkeit in c-entron, folgt die Person in Tenvima; ändern Sie sie in Tenvima, stellt der nächste Abgleich den Stand aus c-entron wieder her. In Tenvima anlegen übernimmt ein c-entron-Feld samt Einträgen. Fehlen einer Seite Einträge, legen In Tenvima anlegen oder In c-entron anlegen sie an; gleichnamige werden zuerst einander zugeordnet. Was nicht zugeordnet ist, bleibt auf beiden Seiten unverändert. Anrede ist eine Auswahl aus den Anreden in c-entron; die Briefanrede gehört zur Anrede und wird mit ihr geschrieben. Gibt es einen Eintrag in c-entron mehrfach, etwa dieselbe Briefanrede bei zwei Anreden, ordnen Sie beide demselben Tenvima-Eintrag zu; In Tenvima anlegen fasst gleichnamige zu einem zusammen.
• Unter Kunden & Ansprechpartner → Kundenfelder mit c-entron zuordnen ordnen Sie die Betreuer eines c-entron-Kunden Ihren Kundenfeldern vom Typ Mitglied zu. Sie stehen dort unter den Namen, die Ihr c-entron ihnen gibt, etwa „Innendienst“ oder „Techniker 2“; Betreuer 5 und 6 nur, wenn sie in c-entron eingeschaltet sind. In Tenvima anlegen legt das Kundenfeld unter diesem Namen an. Welcher Mitarbeiter welches Mitglied ist, steht unter Mitarbeiter zuordnen. Ist ein Mitarbeiter dort keinem Mitglied zugeordnet, bleibt das Feld auf beiden Seiten unverändert: Tenvima leert in c-entron keinen Betreuer, den es nicht kennt. Nach einer geänderten Zuordnung gleicht Tenvima alle Kunden neu ab. Die Betreuer gehen in beide Richtungen. Lehnt c-entron einen Betreuer ab, etwa einen ausgeschiedenen Mitarbeiter, bleibt dort der bisherige, und Tenvima übernimmt ihn wieder.
• Alle Adressen eines c-entron-Kunden kommen nach Tenvima, und jeder Ansprechpartner steht an seiner c-entron-Adresse, siehe Adressen und Standorte. Nach c-entron geht nur die Hauptadresse.
• Deaktivierte Kunden und Ansprechpartner kommen aus c-entron immer deaktiviert an und werden wieder aktiv, wenn sie es dort werden. Nach c-entron geht eine Deaktivierung oder Reaktivierung erst, wenn Sie unter Kunden & Ansprechpartner Deaktivierungen übertragen einschalten. Deaktiviert c-entron einen Kunden, gelten dort auch alle seine Ansprechpartner als deaktiviert.
• Unter Leistungsartikel geben Sie c-entrons Leistungsartikeln Namen für Tenvima. Eine Regel hat ein Muster, das auf „Nummer Bezeichnung“ passt, etwa „ASLBIT Arbeitsstunde/n L. Baumann - Systemadministrator“. Groß- und Kleinschreibung zählen nicht, * steht für beliebigen Text. Die erste passende Regel gilt, ihr Name in Tenvima ersetzt Nummer und Bezeichnung. Ein Beispiel von oben nach unten: KUIN* → „Arbeitsstunde Kulanz intern“, *Kulanz* → „Arbeitsstunde Kulanz“, *-NOTFALL * → „Arbeitsstunde Notfall“, AS* → „Arbeitsstunde“. Unter Abrechnung legt die Regel fest, wie ein passender Artikel bei jedem Abgleich zählt: Nicht abrechenbar (Kulanz) oder Intern; mit Wie in Tenvima entscheiden Sie das weiter unter Leistungsartikel. Die Vorschau zeigt jeden Artikel, wie er heißen wird. Beim Speichern übernimmt Tenvima die Leistungsartikel sofort neu; klappt das nicht, geschieht es in der Nacht. Jetzt übernehmen holt sie ohne Änderung an den Regeln neu. Der Abgleich mit c-entron arbeitet weiter mit c-entrons Nummern; dort ändert sich nichts.
• Artikel gleichen sich in beide Richtungen ab, wenn Sie den Bereich so einstellen. Ein c-entron-Artikel mit der Nummer eines Tenvima-Artikels wird mit diesem verknüpft, statt doppelt angelegt zu werden. Die Verknüpfung gilt auch für die Positionen von Angeboten, Aufträgen und Verträgen. Abgeglichen werden Nummer, Bezeichnung, Einheit, EAN, Herstellernummer, Verkaufspreis (VK 1), Einkaufspreis, Steuersatz und Sperre. Hersteller, Dienstleistung und Lagerführung kommen nur aus c-entron. c-entron hält Bezeichnung und Langtext in einem Feld: Die erste Zeile wird die Bezeichnung, die Zeilen darunter die Beschreibung. Ist die erste Zeile länger als 200 Zeichen, endet die Bezeichnung am letzten Wort davor, der Rest beginnt die Beschreibung. Den Steuersatz schreibt Tenvima über den Artikel, auf dem dieser Satz unter Abrechnung abgerechnet wird. Ein Artikel mit einem Steuersatz, den Tenvima nicht kennt, steht unter Fehler und wird nicht angelegt. Ein in Tenvima neu angelegter Artikel geht nach c-entron; trägt dort schon ein anderer Artikel seine Nummer, steht er unter Fehler, bis der nächste Abgleich beide verknüpft.
• Lager: Den Bestand führt c-entron. Unter Lager zuordnen wählen Sie zu jedem c-entron-Lager einen Lagerort in Tenvima; sein Bestand gilt für den Ort samt Fächern darunter. Weicht c-entron ab, bucht Tenvima den Unterschied als Inventur am zugeordneten Ort. Ein Wareneingang, eine Entnahme oder eine Umlagerung in Tenvima geht als Zu- oder Abgang nach c-entron, wenn der Bereich nach c-entron schreibt; eine Umlagerung innerhalb eines Lagers nicht. Ein Lager ohne Zuordnung bleibt außen vor. Einen Testimport gibt es hier nicht, weil Lagerbuchungen nie gelöscht werden. Stattdessen zeigt Vorschau für bis zu 300 Artikel den Bestand in c-entron neben dem in Tenvima und welche Inventur der Abgleich buchen würde; sie bucht nichts und schreibt nichts nach c-entron, auch wenn der Bereich aus ist.
• Verträge kommen nur aus c-entron; zurückgeschrieben wird nicht.
• Abrechnung: Sie wählen, ob c-entron oder Tenvima abrechnet. c-entron steht nur zur Wahl, solange Tickets & Zeiten nach c-entron schreibt; sonst fehlen dort die Zeiten aus Tenvima. Rechnet Tenvima ab, kommen Zeiten in c-entron als nicht abrechenbar an.